Fühlst dich manchmal überfordert mit der Menge an Aufgaben, die du bewältigen musst? Kennst du das Gefühl, dass du einfach nicht genug Zeit hast, um alles zu erledigen?
Dann habe ich heute einen Tipp für dich: Alltagsautomatisierung!
Alltagsautomatisierung bedeutet, dass du bestimmte Abläufe in deinem Business-Alltag automatisierst, um Zeit zu sparen und effektiver zu arbeiten. Das können zum Beispiel automatische Antworten auf E-Mails, automatisierte Rechnungserstellung oder automatische Terminerinnerungen sein.
Aber warum ist das so wichtig? Als Solo-Selbstständiger hast du oft nur begrenzte Ressourcen zur Verfügung und musst Zeit und Energie effektiv nutzen. Durch die Automatisierung von bestimmten Abläufen kannst du Zeit sparen und dich auf wichtigere Dinge konzentrieren, wie zum Beispiel die Weiterentwicklung deines Business.
Wie funktioniert das konkret? Du kannst zum Beispiel auf bestimmte E-Mails automatische Antworten einrichten, um deine Kunden schnell und unkompliziert zu informieren. Du kannst automatisierte Rechnungen erstellen, um Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden. Oder du kannst Terminerinnerungen automatisch verschicken, um sicherzustellen, dass du keine wichtigen Meetings oder Termine verpasst.
Alltagsautomatisierung ist also ein wichtiger Schritt, um dein Business effektiver und effizienter zu gestalten. Probier es doch einfach mal aus und lass dich von der Zeitersparnis überraschen!
Natürlich gibt es viele Beispiele für Alltagsautomatisierung im Business Alltag. Oft reicht auch bereits eine Teil-Automatisierung um enorme Zeitersparnisse zu erreichen. Hier sind einige Ideen und Beispiele, wie diese umgesetzt werden können:
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Rechnungserstellung und -versand
In meinem Rechnungsprogramm kann ich beispielsweise Verträge anlegen, um per Knopfdruck Rechnungen in bestimmten Intervallen (monatlich, jährlich oder individuell) zu generieren. Außerdem kann man über Anbieter wie z.B. copecart.com* die komplette Rechnungsstellung gegen eine Gebühr outsourcen. -
Erstellung von Social Media Posts
Mit Hilfe von Social-Media-Management-Systeme z.B. Hootsuite oder Buffer kannst du automatisiert auf mehreren Social-Media-Plattformen deine geplanten Beiträge posten.
Meine letzten Tests in diesem Bereich liegen schon ein paar Jahre zurück. Zum damaligen Zeitpunkt war es nicht möglich auf einem Facebook-Profil automatisiert zu posten, dass ging nur auf Facebook-Seiten. Ob dies jetzt mit einem Creator Profil wieder möglich ist, weiß ich leider nicht. -
E-Mail-Antworten für häufig gestellte Fragen
Hierfür gibt es viele unterschiedliche Lösungsansätze. Für mich war der bisher einfachste Ansatz, verschiedene Signaturen in Outlook zu nutzen. Wie genau das funktioniert, werde ich demnächst in einem separaten Beitrag erklären und diesen dann hier verlinken. -
Terminbestätigung per E-Mail oder SMS
Auch für die Terminvereinbarung gibt es nützliche Tools zur Unterstützung. Die bekanntesten sind sicher im medizinischen Bereich zu finden, um Termine beim Arzt online zu vereinbaren. Die Systeme erinnern den Kunden dann kurz vor dem Termin noch einmal per E-Mail und/oder SMS. So kann eine höhere Kundenzufriedenheit und eine wesentlich höhere Termintreue erreicht werden. -
Buchhaltung mit einer Software wie z.B. Lexoffice, WISO Mein Büro oder Billomat
Mit automatisierter Buchhaltungssoftware kann man sehr viel Geld und Zeit sparen. Viele Rechnungsprogramme bieten heute auch die Möglichkeit, Eingangsrechnungen einzutragen und direkt den jeweiligen Buchungskonten zuzuweisen. Mit Hilfe intelligenter Software schafft somit fast jeder, seine Buchhaltung selbst zu erledigen bzw. diese optimal für den Steuerberater vorzubereiten. -
Datensicherung
Viele Archivierungsprogramme können automatisiert ein Backup von einzelnen Dateien oder dem kompletten System erzeugen. Dafür können unterschiedliche Trigger eingesetzt werden, ob es nun ein Datum, das Einstecken einer externen Festplatte oder eine benutzerdefinierte Aktion ist. Ich empfehle gerne das kostenlose Tool Personal Backup für eine reine Dateisicherung. Auch zu diesem Tool wird es bald einen separaten Beitrag geben. Es gibt auch noch viele andere Programme, je nachdem, für welchen konkreten Anwendungsfall. - Erstellung von Statistiken und Reports Es würde den Rahmen sprengen, alle Themen aufzuführen, in denen Statistiken und Reports relevant sind. Ein Beispielbereich ist jedoch die Suchmaschinenoptimierung deiner Seite und der Erfolg dieser. Hier kann ich euch das Online-Tool seobility.de* empfehlen. Mit diesem Tool habt ihr eure Webseiten-Kennzahlen immer im Blick und könnt sogar Reports per E-Mail erhalten.
- Bestellbestätigung und -versand für Online-Shop Betreiber
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Erinnerungen an wichtige Termine oder Aufgaben
Durch Smartphones haben Software-Kalender längst Einzug in den Alltag erhalten. Diese erinnern uns automatisiert an Termine. Das Tool Trello* habe ich für mich entdeckt, um meine Aufgaben im Blick zu behalten. -
Übersetzung von Texten mit einer Software wie z.B. Google Translate
Beim Besuch einer Webseite wird oft bereits direkt die Möglichkeit zur Übersetzung angezeigt, wenn die Sprache der Webseite unserer eingestellten Systemsprache widerspricht.
Die Möglichkeiten der Alltagsautomatisierung sind nahezu unbegrenzt und können helfen, Zeit und Mühe zu sparen, während man sich auf wichtigere Aufgaben konzentriert.
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